Adjoint(e) administratif(ive) et à la comptabilité

Responsabilités et tâches

Sous la responsabilité du supérieur immédiat, le titulaire du poste assiste la direction des ressources humaines dans la planification, l’organisation, la direction et le contrôle des activités du Service des ressources humaines et assure un soutien administratif aux activités liées à la dotation. Il accompagne les directions dans les aspects comptables de l’organisation.

Description des responsabilités et tâches exercées

1. Assure un support administratif et à la comptabilité aux directions de services, principalement auprès de la direction des ressources humaines;
2. Assure la rédaction, la production, la correction, la transcription et la mise en page de différents documents de nature confidentielle;
3. Collabore au développement ou à la mise à jour de politiques, de programmes, de procédures, de directives ou d’outils de travail visant l’amélioration continue du service;
4. Complète les formulaires de demande de subvention pour les emplois;
5. Prépare les affichages de postes, les diffuse à l’interne et/ou à l’externe selon les indications, en collaboration avec le Service des communications;
6. Transmet les accusés de réception des curriculums vitae reçus et fournit les renseignements de base, s’il y a lieu;
7. Convoque et accueille les candidats retenus aux entrevues et prépare les documents requis;
   Effectue le suivi administratif lors d’embauche d’employés tel que : ouverture de dossier, demande de vérification judiciaire, entrée de données dans le système, préparation de lettres d’embauche, coordination lors du processus d’accueil et d’intégration des nouveaux employés en collaboration avec les différents services, etc.;
8. Assure le suivi des périodes d’essai et de probation, ainsi que les évaluations de probation réalisées par les gestionnaires;
9. Collabore à l’organisation de certaines formations, procède aux inscriptions et tient à jour le tableau des formations;
10. Effectue la préparation matérielle des réunions et procède aux convocations. Assiste à des réunions, prend note des délibérations et rédige des comptes rendus ou projets de procès-verbaux;
11. Vérifie la correspondance reçue et prépare les projets de réponses; exerce un suivi sur le cheminement des documents et sur les échéances et effectue les rappels nécessaires auprès des personnes concernées;
12. Assure le classement et l’archivage à l’aide du logiciel;
13. Effectue le suivi des équipements de protection individuel prévus à la convention collective;
14. Tient à jour la liste de rappel des employés;
15. Tient à jour la liste des permis de conduire de tous les employés susceptibles de conduire un véhicule de la Ville;
16. Assure la liaison entre le Service des ressources humaines et le Service des communications pour informations de nature courante;
17. Collabore à l’élaboration de différents outils et suivis en santé et sécurité;
18. Effectue les recherches pour compléter les données relatives aux dossiers et en assure le suivi;
19. Collabore avec ses collègues au bon fonctionnement des services;
    
    Accomplit tout autre mandat ou tâches connexes à la demande de son supérieur immédiat.
    Cette description n’est pas limitative. Elle contient les éléments principaux à accomplir.

Exigences et conditions de travail

• DEC en administration, bureautique ou l’équivalent;
• Détenir un an d’expérience pertinente à la fonction;
• Capacités rédactionnelles;
• Sens de l’organisation, rigueur, souci du détails et respect des échéanciers;
• Autonomie, polyvalence et faire preuve de jugement;
• Confidentialité et discrétion;
• Savoir gérer les imprévus et à établir les priorités;
• Habileté à communiquer des renseignements ou à exprimer des idées d’une manière claire;
• Connaissances en comptabilité, un atout;
• Connaissances en gestion des ressources humaines et de l’application de la convention collective, un atout;
• Excellente connaissance de la langue française et des procédés administratifs internes de bureau;
• Maîtrise des outils informatiques, incluant la suite Office.

Niveau de scolarité demandé

Niveau d’études

Collégial

Formation demandée

Administration, bureautique ou tout autre domaine connexe

Expérience

1 an à 2 ans

Avantages sociaux et bénéfices

• Emploi syndiqué
• Assurances collectives
• REER collectif avec contribution de l'employeur
• Programme d'aide aux employés
• Généreuse banque de congés maladie-conciliation familiale
• Gagnant du prix « Employeur de choix » décerné par la Chambre de commerce de la Vallée de La Matapédia lors du Gala Reconnaissance 2025

Autres spécificités

Date d'entrée en fonction à déterminer avec le ou la candidat(e).